Klachtenprocedure beleid

UAB Litbit

Ingangsdatum 08.08.2023

1. Doel en reikwijdte

1.1. Het klachtenafhandelingsprocedurebeleid van UAB Litbit (registercode, adres, hierna ook "Litbit" of "Wij" of "Bedrijf") (hierna "het Beleid") is opgesteld om een eerlijk, efficiënt en transparant proces vast te stellen voor het afhandelen van klachten van klanten (hierna ook Klant of U) met betrekking tot de diensten van Litbit.

1.2 Dit beleid is van toepassing op alle klanten (natuurlijke en rechtspersonen) die gebruik maken van de diensten van Litbit.

1.3. Het doel van dit beleid is ervoor te zorgen dat alle klachten van klanten worden behandeld in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Definities

2.1 "Klant": Een natuurlijke of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van Litbit.

2.2 "Klacht": Een verklaring of uiting van ontevredenheid gericht aan Litbit door een klant met betrekking tot de levering van de diensten van Litbit.

2.3. "Klachtenformulier": Een elektronisch document dat beschikbaar is op de website van Litbit en dat door de klant moet worden ingevuld om een formele klacht in te dienen.

2.4. "Aanvrager": Een klager, rekeninghouder die gebruik heeft gemaakt van de diensten van Litbit en een klacht heeft ingediend.

3. Indienen van Klachten

3.1. Klanten kunnen een klacht indienen bij Litbit door het formulier in te vullen dat beschikbaar is via link deze link (hierna ook Klachtformulier).

3.2. Het ingevulde Klachtenformulier dient te worden verzonden naar het e-mailadres: info@litbit.exchange.

3.3. Bij het indienen van een Klacht moet een Aanvrager het volgende specificeren:

3.3.1. zijn volledige naam/bedrijfsnaam;

3.3.2. adres;

3.3.3. de datum waarop de klacht is ingediend;

3.3.4. de inhoud van de klacht, d.w.z. welke rechten van een persoon of door de wet beschermde belangen werden geschonden;

3.3.5. andere beschikbare documenten met betrekking tot de klacht, indien nodig;

3.3.6. telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon;

3.4. Indien ten minste één van de vereiste gegevens als bedoeld in artikel 3.3. niet is vermeld, heeft Litbit het recht het verzoek van de klacht aan te vullen.

3.5. Klachten met lasterlijke, beledigende inhoud, of in strijd met de zedelijke normen, en die aanzetten tot nationale, raciale, religieuze en sociale strijd, dwang en discriminatie worden niet in behandeling genomen.

3.6. Als je hulp nodig hebt bij het formuleren of indienen van een klacht, neem dan contact op met het Litbit team via e-mail info@litbit.exchange.

4. Procedure voor de behandeling van klachten

4.1. Na het indienen van de klacht zal het team van Litbit binnen drie (3) werkdagen via e-mail de ontvangst van de klacht bevestigen.

4.2. De Klacht van de Klant wordt onderzocht in overeenstemming met de wetten van de Republiek Litouwen en de Europese Unie, de beginselen van respect voor mensenrechten, eerlijkheid, integriteit, redelijkheid, objectiviteit, onpartijdigheid en operabiliteit.

4.3. De klacht van de verzoeker zal worden onderzocht en het antwoord zal worden verstrekt binnen vijftien (15) werkdagen na de ontvangst- en registratiedatum van de klacht, tenzij verdere documenten of informatie nodig zijn om de klacht te onderzoeken of andere bepalingen met betrekking tot de diensten van het Bedrijf, voorzien in een andere termijn. In het geval dat aanvullende documenten en/of informatie nodig zijn voor het doel van de Klachtprocedure, begint de termijn te lopen op de datum van indiening van aanvullende documenten en/of informatie bij het Bedrijf.

4.4. In uitzonderlijke gevallen, wanneer een Klacht niet binnen de in de punten 3.5 en 3.6 genoemde termijnen kan worden afgehandeld, moet de gemachtigde van het Bedrijf de verzoeker hiervan op de hoogte stellen en de omstandigheden van het late antwoord aangeven.

4.5. De Klant heeft het recht om te informeren naar de status van uw klacht door contact op te nemen met Litbit via e-mail info@litbit.exchange.

4.5.1 Een schriftelijke conforme reactie (hierna ook Beslissing) zal naar de Aanvrager worden gestuurd per e-mail vermeld in het Compliant Formulier. De Beslissing verzonden naar het opgegeven e-mailadres van de Verzoeker, wordt geacht te zijn ontvangen door de Verzoeker op de eerstvolgende werkdag.

4.6. Om te voldoen aan de wetgeving ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, bewaart het Bedrijf de Klachten van de Aanvragers, het materiaal met betrekking tot hun onderzoek, het document met specifieke Klachten, het antwoord aan de Aanvrager en andere correspondentie gedurende 5 jaar vanaf de datum van indiening van het definitieve antwoord aan de Aanvrager.

4.7. Het onderzoek van de door de verzoekers ontvangen klachten is gratis.

4.8. Herhaalde klachten worden niet onderzocht, tenzij ze betrekking hebben op nieuwe omstandigheden die de basis vormen van het verzoek.

4.9. De Klacht wordt niet geaccepteerd, niet geregistreerd en/of in behandeling genomen indien:

4.9.1. de Klacht niet voldoet aan de in artikel 3 gestelde eisen ten aanzien van het indienen van de Klacht en de inhoud van de Klacht.

4.9.2. de Klacht onvolledige, onleesbare of onbegrijpelijke inhoudelijke informatie bevat. Waar mogelijk moet de verantwoordelijke medewerker van het Bedrijf om verduidelijking van de informatie vragen.

5. Slotbepalingen

5.1. Dit beleid wordt ten minste eenmaal per jaar herzien en waar nodig bijgewerkt.

5.2. De verzoeker die van mening is dat zijn verzoek (klacht) onjuist is beoordeeld, heeft het recht de zaak voor te leggen aan de bevoegde rechtbank van de Republiek Litouwen.

5.3. Deze procedure is goedgekeurd door de raad van bestuur van de Vennootschap.

5.4. De Klant kan contact opnemen met Litbit via e-mail info@litbit.exchange in geval van opmerkingen of suggesties met betrekking tot de inhoud van dit Beleid.