Procedura di gestione dei reclami

UAB Litbit

In vigore dal 08.08.2023

1. Scopo e ambito di applicazione

1.1. La Politica di gestione dei reclami di UAB Litbit (codice di registrazione, indirizzo, di seguito anche "Litbit" o "Noi" o "Società") (di seguito "la Politica") è predisposta per stabilire un processo equo, efficiente e trasparente per la gestione dei reclami dei clienti (di seguito anche Cliente o Tu) relativi ai servizi di Litbit.

1.2 La presente Policy si applica a tutti i clienti (persone fisiche e giuridiche) che utilizzano i servizi di Litbit.

1.3. Lo scopo di questa politica è quello di garantire che tutti i reclami dei clienti siano affrontati nel rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili.

2. Definizioni

2.1 "Cliente": Una persona fisica o giuridica che utilizza i servizi di Litbit.

2.2 "Reclamo": Una dichiarazione o espressione di insoddisfazione rivolta a Litbit da un cliente in merito alla fornitura dei servizi di Litbit.

2.3. "Modulo di reclamo": Un documento elettronico disponibile sul sito web di Litbit che deve essere compilato dal cliente per presentare un reclamo formale.

2.4. "Richiedente": Un reclamante, titolare di un conto corrente che ha utilizzato i servizi di Litbit e ha presentato un reclamo.

3. Presentazione dei reclami

3.1. I clienti possono presentare un reclamo a Litbit compilando il modulo disponibile a questo link (di seguito anche Modulo di reclamo).

3.2. Il modulo di reclamo compilato dovrà essere inviato all'indirizzo e-mail: info@litbit.exchange.

3.3. Nel presentare un reclamo, il Richiedente deve specificare:

3.3.1. nome e cognome/ragione sociale;

3.3.2. indirizzo;

3.3.3. la data di presentazione del reclamo;

3.3.4. il contenuto del reclamo, ovvero quali diritti di una persona o interessi protetti dalla legge sono stati violati;

3.3.5. altri documenti disponibili relativi al reclamo, se necessario;

3.3.6. telefono e indirizzo e-mail di contatto;

3.4. Qualora almeno uno dei dati richiesti di cui all'art. 3.3. non sia specificato, Litbit avrà il diritto di integrare la richiesta di reclamo.

3.5. I reclami con contenuti diffamatori, ingiuriosi, o che violano le norme morali, e che incitano a lotte nazionali, razziali, religiose e sociali, alla coercizione e alla discriminazione non vengono trattati.

3.6. Se avete bisogno di assistenza nella formulazione o nella presentazione di un reclamo, contattate il team di Litbit all'indirizzo e-mail info@litbit.exchange.

4. Procedura per la gestione dei reclami

4.1. Al momento della presentazione del reclamo, il team di Litbit ne confermerà la ricezione via e-mail entro tre (3) giorni lavorativi.

4.2. Il Reclamo del Cliente viene esaminato in conformità alle leggi della Repubblica di Lituania e dell'Unione Europea, ai principi di rispetto dei diritti umani, equità, integrità, ragionevolezza, obiettività, imparzialità e operatività.

4.3. Il reclamo del richiedente sarà esaminato e la risposta sarà fornita entro quindici (15) giorni lavorativi dalla data di ricezione e registrazione del reclamo, a meno che non siano necessari ulteriori documenti o informazioni per indagare sul reclamo o qualsiasi altra disposizione relativa ai servizi della Società preveda un termine diverso. Nel caso in cui siano necessari ulteriori documenti e/o informazioni ai fini del procedimento di reclamo, il termine inizia a decorrere dalla data di presentazione dei documenti e/o delle informazioni supplementari alla Società.

4.4. In casi eccezionali, qualora un Reclamo non possa essere trattato entro i termini specificati ai punti 3.5 e 3.6, la persona autorizzata dalla Società deve informare il richiedente, indicando le circostanze della risposta tardiva.

4.5. Il Cliente ha il diritto di informarsi sullo stato del reclamo contattando Litbit via email info@litbit.exchange.

4.5.1 Una risposta scritta conforme (di seguito anche Decisione) sarà inviata al Richiedente tramite l'email specificata nel Modulo di Conformità. La Decisione inviata all'email del Richiedente fornita, si considera ricevuta dal Richiedente il giorno lavorativo successivo.

4.6. Al fine di ottemperare alle leggi sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, la Società conserverà i Reclami dei richiedenti, il materiale relativo alla loro indagine, il documento contenente il Reclamo specifico la risposta fornita al richiedente e altra corrispondenza per 5 anni dalla data di presentazione della risposta finale al richiedente.

4.7. L'esame dei reclami ricevuti dai richiedenti è gratuito.

4.8. I reclami ripetuti non vengono esaminati, a meno che non riflettano nuove circostanze che costituiscono la base della richiesta.

4.9. Il reclamo non viene accettato, non viene registrato e/o trattato se:

4.9.1. il reclamo non soddisfa i requisiti di cui alla clausola 3 in merito alla presentazione del reclamo e al suo contenuto.

4.9.2. il reclamo contiene informazioni incomplete, illeggibili o incomprensibili. Ove possibile, il dipendente responsabile della Società deve chiedere chiarimenti sulle informazioni.

5. Disposizioni finali

5.1. La presente Politica è soggetta a revisione almeno una volta all'anno e agli aggiornamenti necessari.

5.2. Il richiedente che ritiene che la sua richiesta (reclamo) sia stata valutata in modo errato ha il diritto di adire il tribunale competente della Repubblica di Lituania.

5.3. La presente Procedura è approvata dal consiglio di amministrazione della Società.

5.4. Il Cliente può contattare Litbit via e-mail info@litbit.exchange in caso di commenti o suggerimenti in merito al contenuto della presente Procedura.